El correo electrónico es, probablemente, el principal medio de comunicación en el mundo de los negocios. Cuando contactamos con alguien que no conocemos o con una empresa para pedir información o hacer una reclamación, es aconsejable hacerlo por medio de un e-mail formal. También cuando la persona a la que nos dirigimos está en una posición de autoridad, como personas públicas, profesores o personas con las que pretendemos hacer negocios.
Lo primero a tener en cuenta, además del receptor del correo, es el asunto. No se debe prescindir de él, ni tampoco debería ser muy largo. Cuando más corto y preciso, mejor. Por ejemplo "Reclamación del pedido número..."
Tampoco debemos olvidarnos del saludo, con el que empezamos el correo y nos dirigimos directamente al receptor. En el mejor de los casos nos dirigiremos a él/ella por su apellido, aunque esta información no siempre está disponible. En ese caso, podemos dirigirnos al receptor utilizando su título laboral, como por ejemplo “Estimado Director de Marketing“. Si, por el contrario, la persona a la que estamos escribiendo nos es completamente desconocida, podemos echar mano de la fórmula “A quien corresponda“ o “A quien pueda interesar“, pero solo como último recurso, ya que cuanto más impersonal sea, menos probabilidades tendremos de que nos respondan o incluso lo lean.
En ocasiones el receptor del correo no es una sola persona, sino un grupo, como por ejemplo el personal de una consulta médica. Para estos casos podemos saludar utilizando “Estimados señores” o “Estimado equipo de ...”. Por otra parte, existe el “Muy señores míos“, aunque se utiliza menos actualmente. Respecto al saludo hay que tener en cuenta, además, otros aspectos:
- Si utilizamos el nombre/apellido del receptor, escribimos “Estimado Sr./Sra. + apellido“. La forma abreviada es la correcta. Por otra parte, el estado civil no es relevante, así que utilizamos igualmente Sra. (señora) tanto para mujeres casadas como solteras.
- Directamente tras el saludo y antes de cambiar de línea ponemos dos puntos (:). El uso de la coma es un anglicismo.
Tras saludar al receptor, viene la introducción. De ella depende, en muchas ocasiones, que nuestro lector siga leyendo o mande el mensaje a la papelera. Puede ser una muy breve presentación de nosotros mismos y, si existe, de algún vínculo que podamos tener con el lector. Por ejemplo: “Mi nombre es Laura Rodríguez, soy profesora de español y tuve la suerte de atender a uno de sus cursos/ una de sus conferencias la semana pasada.“
Con un párrafo nuevo empezamos el cuerpo del correo, en el que damos información detallada sobre nuestro propósito de forma clara y concisa. Cuanto menos se preste a malintepretaciones, mejor. Podemos empezar el cuerpo con un “Me pongo en contacto con usted porque... o “Me dirijo a ustedes porque/ para/ con el fin de...“.
Si esperamos una respuesta y queremos indicárselo explícitamente al receptor, podemos concluir este apartado añadiendo un “esperando su pronta respuesta” o un “quedo a la espera de su respuesta”. En caso de que queramos añadir nuestros datos de contacto o bien ofrecer ayuda, podemos usar algo como “No dude en contactarme si necesita más información. Mi número de teléfono/ dirección de correo es...“.
¿Se nos ha olvidado mencionar algo que no sabemos dónde encajar en el texto? Podemos incluir una posdata después de la firma: “P.D: Le estaría muy agradecida si...“. En caso de utilizar un pie de firma automático, la posdata se escribe justo antes.
Para terminar incluimos un cierre formal, como “Atentamente, / Saludos cordiales,“. En la línea siguiente escribimos nuestro nombre y apellido.
Y en último lugar, si escribimos un correo formal, debemos recordar dirigirnos al receptor utilizando “usted“ en todo momento. Tomarse dos minutos tras redactar el correo para releerlo y buscar posibles fallos gramaticales y ortográficos (¡ojo con escribir mal el nombre del receptor!) y controlar el contenido merece la pena.